Далеко не всегда обстоятельства складываются удачно для тех ивент-проектов, которыми мы занимаемся, причем данные обстоятельства, как со знакомы "плюс", так и со знаком "минус", могут совершенно не зависеть от нас, и с этим ничего, к сожалению, не поделаешь. Однако, нам, в свою очередь, очень часто приходится работать над специальными мероприятиями в самых экстремальных условиях, и это опять же, нормально. Следует помнить, что в настоящий момент существует немало методик и решений, которые позволяют эффективно планировать и проводить специальные мероприятия любых масштабов, сложности, комплексности в любых условиях.

Светлана Богачева, ARTPLAY: "В нашей практике специальные мероприятия, проводимые в экстремальных условиях, встречаются постоянно, так как наша площадка не предусмотрена исключительно для проведения тех или иных событий. У нас проходили концерты, пресс-конференции, показы мод, устраивали каток на площадке, делали бассейн, водопад. Поэтому задачи каждый раз стоят нестандартные. И без экстремальных условий не обойтись. Но, как это ни смешно, чаще всего экстремальные условия - это когда у клиента не хватает денег, и надо искать замену за три копейки, но с заранее задуманным эффектом. Также, как правило, все делается в очень сжатые сроки".

Самое первое, с чем нам необходимо определиться, - ответ на вопрос: "Что такое для организатора специального мероприятия экстремальные условия?" Понятно, что речь здесь идет не о каких-то природных катаклизмах или чрезвычайных происшествиях. Нет, мы говорим о несколько иных условиях. От чего зависит в своей работе организатор специального мероприятия? На самом деле, от множества различных факторов, но остановимся лишь на самых важных: время, ситуация в индустрии, в рамках которой приходится работать, финансовые условия, контент и еще несколько других составляющих.

Ника Стеценко, MTV-Ростов: "Наиболее распространенные случаи экстрима (из нашей практики). Объявление о проведении федеральной акции через месяц (меньше, чем через месяц) после проведения локальной акции. Промо-инструменты могут оказаться "затуплены". Так же порой случается изменения ситуации уже в процессе подготовки к акции: добавляются спонсорские интеграции, увеличивается минимальный порог необходимого количества выходов ролика на радио/ в тв-эфире. Разумеется, что это тоже разрешаемая ситуация, но она, так же, как и упомянутая выше, требует от менеджера, ведущего проект, сверхгибкости и стрессоустойчивости".

Чем стабильнее состояние всех перечисленных выше факторов, тем комфортнее и спокойнее чувствует себя организатор, но стоит состоянию хотя бы одного из этих факторов измениться, как тут же начинаются проблемы. Приведем простой пример: мы готовим презентацию для партнеров, но вдруг (буквально за несколько дней до старта) оказывается, что компания не может выдержать запланированный бюджет, и его приходится срочно урезать, отказываясь от каких-то составляющих, но при этом, стараясь по максимуму сохранить все элементы проекта.

И это только начало. Дальше выясняется, что срок подготовки по независящим от нас причинам сокращается на несколько дней, а технический отдел изначально предоставил не те фотографии продукции и не те технические данные, поэтому уже напечатанные буклеты неактуальны, и надо печатать новые. Вот из таких моментов, как правило, и складываются те экстремальные условия, о которых идет речь. Более того, порой нам с самого начала приходится работать в подобной ситуации, когда не хватает времени, бюджета, по несколько раз переделывается контентная составляющая и так далее.

Но если компания, организующая специально мероприятие, сталкивается при проведении очередного ивент-проекта с экстремальными условиями, это совершенно не значит, что у нее не получится ивента, который будет эффективно решать поставленные перед ним задачи, и есть несколько моментов, которые помогут ей в этом. Достаточно изучить современную ивент-практику, чтобы увидеть, что от 20% до 50%-60% (по оценкам разных экспертов) успешных специальных мероприятий проводятся как раз в экстремальных условиях, если посмотреть на работу их организаторов.

Алексей Лысов, компания SoundRental: "Из всего спектра мероприятий порядка 40% - это специальные мероприятия, проводимые в экстремальных условиях. Хотя эта цифра относится скорее к мероприятиям, проходящим в "обычные дни", а, например, в декабре, мероприятий, проходящих в экстремальных условиях значительно больше. Это совершенно нормальная практика для рынка. На мой взгляд, основной причиной возникновения экстремальных условий на специальных мероприятиях являются некорректно поставленные сроки реализации проекта и несогласованность действий отдельных структур. Имея достаточный запас времени на проработку всех нюансов, начиная от завоза оборудования и заканчивая точным тайм-планом, экстрима в принципе можно избежать, как бы банально и просто это не звучало".

Что же касается средств борьбы с описываемыми экстремальными условиями, то самое главное тут, пожалуй, - это внимание к мелочам. Порой, особенно если очень сильно жмут сроки, о каких-то деталях попросту забывается, а это, в свою очередь, может привести к самым плачевным последствиям. Иными словами, даже если мы работаем в режиме rush'а, мы всегда должны адекватно оценивать и знать всю ситуацию вплоть до, к примеру, времени доставки канцелярских принадлежностей для мероприятия, если таковое предусмотрено. Четкий график (по-другому - timeline) всех без исключения работ (желательно в виде диаграммы или графика, а не списка) придет здесь нам на помощь.

Лысов Алексей: "Рекомендации тут следующие. План действий - необходимо иметь четкий план действий по подготовке и реализации проекта. Все действия должны быть продуманы и выполнены точно по графику. Команда - совершено точно, что работать в экстремальных условиях неслаженному коллективу будет проблематично. Необходимо полное доверие всем задействованным в проекте людям и структурам, и соответственно, привлекать на подобные проекты необходимо только проверенных временем кадров. Позитивный настрой - без него вообще никуда. Смекалка - всегда есть выход из любой ситуации, главное грамотно оценить и использовать свои возможности".

Второй момент - организатору, который работает над специальным мероприятием в экстремальных условиях, необходимо добиваться максимальной стабильности на всех участках, где это возможно, и быть заранее готовым к тем проблемам, которые могут появиться. В качестве иллюстрации приведем довольно часто встречающуюся ситуацию: допустим, мы проводим некий бизнес-ивент для потенциальных клиентов или просто партнеров, и с самого начала становится понятно, что контент может резко измениться уже в процессе работ. С одной стороны, мы можем избрать неверный путь, и каждый раз, как в контентную составляющую вносятся изменения, перестраивать и весь проект, а можем разделить ивент на несколько условных частей, и разработать их максимально универсальными, практически независящими от контента. Лично автор настоящего материала на одной из презентаций видел очень любопытный в контексте настоящей темы буклет: оформление и 80% контента были отпечатаны сразу, а оставшиеся 20% были удачно прикреплены к буклету, причем в виде календаря. Ясно, что компания к моменту печати тиража попросту не успевала предоставить упомянутые 20%, и допечатала календари (это быстрее, чем печать полноценных буклетов) чуть позже.

Ника Стеценко: "На мой взгляд, наиболее распространенная ошибка настигает организаторов при выборе источников освещения и рекламы грядущего мероприятия. Скажем прямо, что приходить с роликом на канал, скажем, за неделю до начала грандиозного рейва, мягко говоря, поздновато".

Еще один важный момент, о котором пойдет речь, касается исполнителей, сиречь персонала проекта. Очевидно, что когда работа над специальным мероприятием ведется в экстремальных условиях, цена ошибки одного единственного человека возрастает многократно. Следовательно, к таким проектам нужно привлекать лишь тех специалистов, которые имеют очень большой опыт в планировании и проведении ивентов. Как правило, очень правильным решением для нашей компании тут будет сотрудничество с профессиональными event-агентствами, но, разумеется, в том случае, если мы сами не располагаем подобными специалистами.

Светлана Богачева: "Особенность работы над такими ивентами, думаю в том, что нужно иметь крепкие нервы и способность держать в голове всю картинку события. Над мероприятием работает очень много людей. Каждый раз новые люди. Чаще всего они относятся к нескольким компаниям (кейтринг, дизайнеры, техники, музыканты). Со всеми надо найти контакт и добиться нужного результата. А ошибаются, как правило, в простых ситуациях, так как успевают проследить все сложные моменты, а на простые не остается время. Например, однажды не заказали должным образом выездной гардероб, и в результате гардероб опоздал на час, и гостям некуда было вешать верхнюю одежду. Зато остальное на мероприятии было организовано по высшему уровню".

В заключение же добавим, что даже если контекст, в котором мы проводим наше специальное мероприятие, и не предполагает возникновения каких-то экстремальных условий, нам все равно следует принять меры предосторожности. В противном случае, очень велик шанс, что ситуация быстро выйдет из-под контроля, а организуемый ивент окажется проваленным. И самое важное - сохранять спокойствие и взвешивать каждый шаг, ведь решения "на скорую руку" в деле специальных мероприятий - это очень плохие союзники.

Анатолий Крысов, eventmarket.ru